Die Stadt Xanten sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine/n Mitarbeiter:in im Schulsekretariat der Grundschule Lüttingen (m/w/d) - 202502_06 für den Fachbereich Bildung, Sport, Kultur und Demografie
Für unsere Grundschule in Lüttingen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Nachfolge für das Schulsekretariat (m/w/d).
Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet in Teilzeit. Sie arbeiten an fünf Tagen in der Woche, vor Ort im Schulsekretariat.
Xanten, bekannt für seine historische Altstadt und die beeindruckenden römischen Relikte, bietet nicht nur eine hohe Lebensqualität, sondern auch ein inspirierendes Umfeld für Bildung und Gemeinschaft.
In dieser wichtigen Position sind Sie die erste Anlaufstelle für Eltern, Schüler und Lehrkräfte und tragen maßgeblich zur Organisation und zum reibungslosen Ablauf des Schulbetriebs bei.
Wenn Sie Freude an administrativen Aufgaben haben, kommunikativ sind und ein Herz für die Arbeit mit Kindern und Familien mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Werden Sie Teil der Schulgemeinschaft und gestalten Sie gemeinsam mit uns eine positive Lernumgebung für unsere Schülerinnen und Schüler!
Die vertraglich garantierte Arbeitszeit beträgt wöchentlich 19,5 Stunden. Der tatsächliche Stundenbedarf ermittelt sich jedoch variabel anhand der tatsächlichen Schülerzahlen. Aktuell liegt der Umfang bei 20 Stunden 38 Minuten. Eine Anpassung des Umfanges erfolgt entsprechend der maßgeblichen Änderungen der Schülerzahlen im Regelfall alle zwei Jahre.
Aufgrund der Schließung der Schulen in den Ferienwochen (Ausnahme: 1 Woche während der Sommerferien) werden die entfallenden Stunden während der Schulzeit vorgearbeitet. Aktuell sind somit während der Schulzeit sowie in einer Woche der Sommerferien 23 Stunden 10 Minuten zu erbringen.
Das Aufgabengebiet:
- Eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung des Schulsekretariats, einschließlich der Bearbeitung von Schriftverkehr, Telefonanrufen und E-Mails
- Koordination von Terminen für die Schulleitung und schulischen Veranstaltungen
- Pflege der Schülerdatenbank, Erstellung von Schülerausweisen und Zeugnissen sowie die Verwaltung von An- und Abmeldungen
- Unterstützung der Schulleitung bei Aufgaben der Schulorganisation
- Ansprechpartner/in im Schülerbüro
- Materialbeschaffung und Haushaltswesen
- Führen von verschiedenen Statistiken / Excel-Dateien
Ihr Profil:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, bzw. ein abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (Verwaltungswirt/in)
- oder eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notariatsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Steuerfachangestellte/r, oder als Bankkauffrau/-mann und verfügen darüber hinaus über mindestens 2-jährige Berufserfahrung in der Büro- und/oder Schulsekretariatsarbeit
Was erwarten wir von Ihnen?
- Freundlichkeit und Empathie im Umgang mit Kindern, Eltern und Lehrkräften
- klare, professionelle mündliche sowie schriftliche Kommunikation
- Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Daten
- aufgeschlossen, teamfähig und kommunikationsstark, um auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren
- sichere Anwendung der Office-Produkte Outlook, Word - insbesondere Serienbriefgestaltung, Excel sowie Fähigkeit zu Internet-Recherchen
- Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in die schulbudgetrelevanten Regelungen und Anwendungen sowie Schülerdatenverwaltungsprogramme (z.B. Schild-NRW)
- Ausbildung zur/zum Ersthelfer/in, bzw. Bereitschaft, diese kurzfristig zu absolvieren
- Fortbildungsbereitschaft insbesondere im Hinblick auf die Anwendung von Spezialsoftware
Das bieten wir:
- ein sehr abwechslungsreiches, eigenverantwortliches und vielfältiges Aufgabengebiet
- ein moderner Arbeitsplatz mit einem guten Digitalisierungsstandard
- Fort- und Weiterbildungsangebote
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes (Jahressonderzahlung, jährliche leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge, Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes)
- Dienstradleasing für Tarifbeschäftigte
- Teamevents
- Angebote zur Altersteilzeit im Rahmen der tariflichen und betrieblichen Möglichkeiten
- betriebliche Angebote der Gesundheitsfürsorge (z.B. Gesundheitsangebote, Grippeschutzimpfungen etc.)
Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen unter konkreter Übertragung der Aufgaben nach EG 6 TVöD (VKA).
Interessenten/-innen werden gebeten, ihre Bewerbung bis spätestens Sonntag, den 11.05.2025 über das Bewerberportal der Stadt Xanten https://stellenausschreibungen.xanten.de/ ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Anderweitige Formen der Übermittlung können leider nicht berücksichtigt werden.
Wir fördern den beruflichen Werdegang von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Diese werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Wir bieten ein wertschätzendes, respektvolles und weltoffenes Miteinander und ein diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken!
Bewerbungen von Schwerbehinderten bzw. gleichgestellten behinderten Menschen im Sinne des SGB IX wird mit Interesse entgegengesehen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Zusätzliche Informationen zum Bewerbungsverfahren sowie alle weiteren Fragen beantwortet Ihnen gerne in fachlicher Hinsicht Frau Bree (02801) 772 – 243, sowie bei personalrechtlichen Fragen Frau Verhülsdonk (02801) 772 -176.
Bitte helfen Sie uns: Lassen Sie uns wissen, wie Sie auf die Stellenausschreibung aufmerksam geworden sind. Bitte erwähnen Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung kurz, wo Sie die Anzeige gelesen haben. Vielen Dank!
Bürgermeister