Die Stadt Xanten sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

einen/n Mitarbeiter/in (m/w/d) im Schulsekretariat des Stiftsgymnasiums Xanten (202405_02)

für den Fachbereich Bildung, Sport, Kultur und Demographie


Die Stadt Xanten ist eine kundenorientierte und bürgerfreundlich geführte mittlere kreisangehörige Kommune mit ca. 22.000 Einwohnern/-innen, die sich durch eine gute Infrastruktur sowie durch ein vielfältiges Freizeitangebot auszeichnet. Xanten ist staatlich anerkannter Luftkurort. In diesem abwechslungsreichen und interessanten Umfeld benötigen wir Ihre Unterstützung!

Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet in Teilzeit. Die vertraglich garantierte Arbeitszeit beträgt 10 Stunden wöchentlich, angepasst an die Teamstruktur vor Ort an mindestens 2 – maximal aber 3 Tagen pro Woche. Der tatsächliche Stundenbedarf ermittelt sich jedoch variabel anhand der tatsächlichen Schülerzahlen. Aktuell liegt der Umfang bei 14 Stunden und 20 Minuten vergüteter Arbeitszeit / Woche.

Aufgrund der Schließung der Schulen in den Ferienwochen (Ausnahme: 1 Woche während der Sommerferien) werden die entfallenden Stunden während der Schulzeit vorgearbeitet. Aktuell sind somit während der Schulzeit sowie in einer Woche der Sommerferien 16 Stunden und 25 Minuten zu erbringen. Im Ergebnis haben Sie dann während der Schulferien mit Ausnahme von einer Woche in den Sommerferien frei.

Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig:

Organisatorisch geschickt, in der Abwicklung selbständig und flexibel übernehmen Sie die klassischen Aufgaben einer Schulsekretärin/eines Schulsekretärs.

Hierzu zählen im Wesentlichen folgende Aufgaben:

  • allgemeine Sekretariatsaufgaben wie schriftliche Korrespondenz, Telefondienst, Akten- und Listenführung, Budgetverwaltung, Terminkoordination
  • Unterstützung der Schulleitung bei Aufgaben der Schulorganisation
  • Ansprechpartner/in für Schülerinnen/Schüler, Eltern, Lehrkräfte, Mensateam, Betreuungskräfte  
  • Erfassung/Verwaltung von Schülerdaten
  • Materialbeschaffung und Haushaltswesen
  • Führen von verschiedenen Statistiken / Excel-Dateien

Weitere Ergänzungen / Änderungen bleiben vorbehalten.

Als Bewerberin / Bewerber (m/w/d) sollten Sie möglichst folgende persönliche Voraussetzungen mitbringen:

  • Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, bzw. des Verwaltungslehrgang I (Verwaltungswirt/in),
  • oder Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Industriekauffrau/-mann, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notariatsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r,  Steuerfachangestellte/r und verfügen darüber hinaus über mindestens 2-jährige Berufserfahrung in der Büro- und/oder Schulsekretariatsarbeit

Darüber hinaus wünschenswert:

  • Einsatzfreude und Freundlichkeit in der Zusammenarbeit mit Schulleitung, Kollegium, Schülerinnen und Schülern sowie Eltern
  • Bereitschaft zur flexiblen Anpassung der Arbeitszeiten gem. den dienstlichen Erfordernissen wie zuvor beschrieben
  • hohe Belastbarkeit in Stresssituationen und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten im Rahmen der Vorgaben
  • sicheres Auftreten aufgrund der hohen Außenwirkung
  • Loyalität und Vertraulichkeit
  • sichere Anwendung der Office-Produkte Outlook, Word - insbesondere Serienbriefgestaltung, Excel sowie Fähigkeit zu Internet-Recherchen
  • Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in die schulbudgetrelevanten Regelungen und Anwendungen sowie Schülerdatenverwaltungsprogramme (WinSCHOOL)
  • Ausbildung zur/zum Ersthelfer/in, bzw. Bereitschaft, diese kurzfristig zu absolvieren
  • ausgeprägte Fortbildungsbereitschaft insbes. im Hinblick auf die Anwendung von Spezialsoftware

    Das bieten wir:

    • ein sehr abwechslungsreiches, eigenverantwortliches und vielfältiges Aufgabengebiet an einem sicheren und standorttreuen, in der Regel wohnortnahen Arbeitsplatz
    • Tarifbindung und Chancengleichheit, Arbeit in einem für die Beschäftigten transparenten Rechtsrahmen, Planungssicherheit für Ihre Zukunft
    • eine gute Arbeitsatmosphäre, Wertschätzung für geleistete Arbeit, flache Hierarchien und agile Arbeitsformen
    • Arbeiten für das Gemeinwesen der Stadt und das Zusammenleben vor Ort
    • ein moderner Arbeitsplatz mit einem hohen Digitalisierungsstandard
    • Fort- und Weiterbildungsangebote, Möglichkeiten zum Erwerb von weitergehenden Qualifikationen
    • Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes (Jahressonderzahlung, jährliche leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge, Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes)
    • Angebote zur Verbesserung der Work-Life-Balance sowie sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie (flexible Arbeitszeiten)
    • Dienstradleasing für Tarifbeschäftigte
    • Angebote zur Altersteilzeit im Rahmen der tariflichen und betrieblichen Möglichkeiten
    • betriebliche Angebote der Gesundheitsfürsorge (z.B. Gesundheitsangebote, Grippeschutzimpfungen)

    Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis je nach Vorliegen der Qualifikation und letztlicher Übertragung der Tätigkeiten bis Entgeltgruppe 6 TVöD (VKA). Vorbeschäftigungszeiten, die eine Berufserfahrung im gesuchten Aufgabengebiet vermittelt haben, können im Einzelfall bei der Eingruppierung berücksichtigt werden.

    Interessenten/-innen werden gebeten, ihre Bewerbung bis spätestens Sonntag, den 23.06.2024 über das Bewerberportal der Stadt Xanten https://stellenausschreibungen.xanten.de/ ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Anderweitige Formen der Übermittlung können leider nicht berücksichtigt werden

    Wir fördern den beruflichen Werdegang von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Diese werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

    Wir bieten ein wertschätzendes, respektvolles und weltoffenes Miteinander und ein diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken!

    Bewerbungen von Schwerbehinderten bzw. gleichgestellten behinderten Menschen im Sinne des SGB IX wird mit Interesse entgegengesehen.

    Haben wir Ihr Interesse geweckt?

    Zusätzliche Informationen zum Bewerbungsverfahren sowie alle weiteren Fragen beantwortet Ihnen gerne in fachlicher Hinsicht Frau Bree ( (02801) 772 - 243 sowie bei personalrechtlichen Fragen Frau Evers ( (02801) 772 – 201, oder Frau Verhülsdonk ( (02801) 772 – 176.
    Bitte helfen Sie uns: Lassen Sie uns wissen, wie Sie auf die Stellenausschreibung aufmerksam geworden sind. Bitte erwähnen Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung kurz, wo Sie die Anzeige gelesen haben. Vielen Dank!

    - Görtz -
    Bürgermeister
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