Die Stadt Xanten sucht zum 01.08.2023
eine/n Mitarbeiter/-in (m/w/d)
im Schulsekretariat des Stiftsgymnasiums Xanten
für den Fachbereich Bildung, Sport, Kultur und Demografie
Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet in Teilzeit. Die vertraglich garantierte Arbeitszeit beträgt 20 Stunden wöchentlich, angepasst an die Teamstruktur vor Ort an mindestens drei, maximal 4 Tagen pro Woche.
Aufgrund der Schließung der Schulen in den Ferienwochen (Ausnahme: eine Woche während der Sommerferien) werden die entfallenden Stunden während der Schulzeit vorgearbeitet. Aktuell sind somit während der Schulzeit sowie in einer Woche der Sommerferien 22 Stunden und 25 Minuten an drei bzw. max. vier Tagen pro Woche zu erbringen.
Entgelt = 20 Stunden; Arbeitszeit 22 Stunden und 25 Minuten; arbeitsfrei = alle Ferienwochen - mit Ausnahme einer Woche in den Sommerferien
Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig:
Organisatorisch geschickt, in der Abwicklung selbständig und flexibel übernehmen Sie die klassischen Aufgaben einer Schulsekretärin/eines Schulsekretärs.
Hierzu zählen im Wesentlichen folgende Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie schriftliche Korrespondenz, Telefondienst, Akten- und Listenführung, Budgetverwaltung, Terminkoordination
- Unterstützung der Schulleitung bei Aufgaben der Schulorganisation
- Ansprechpartner/in für Schülerinnen/Schüler, Eltern, Lehrkräfte, Mensateam, Betreuungskräfte
- Erfassung/Verwaltung von Schülerdaten
- Materialbeschaffung und Haushaltswesen
- Führen von verschiedenen Statistiken / Excel-Dateien
Weitere Ergänzungen / Änderungen bleiben vorbehalten.
Ihre Qualifikation:
Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-angestellter bzw. in einem kaufmännischen Beruf und verfügen darüber hinaus über praktische Berufserfahrung in Ihrem Ausbildungsberuf. Erfahrungen in der Schulsekretariatsarbeit sind erwünscht.
Was erwarten wir von Ihnen?
- Einsatzfreude und Freundlichkeit in der Zusammenarbeit mit Schulleitung, Kollegium, Schülerinnen und Schülern sowie Eltern
- Bereitschaft zur flexiblen Anpassung der Arbeitszeiten gem. den dienstlichen Erfordernissen wie zuvor beschrieben
- hohe Belastbarkeit in Stresssituationen und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten im Rahmen der Vorgaben
- sicheres Auftreten aufgrund der hohen Außenwirkung
- serviceorientiertes Auftreten auch in Konfliktsituationen
- Loyalität und Vertraulichkeit
- Sichere Anwendung der Office-Produkte Outlook, Word - insbesondere Serienbriefgestaltung, Excel sowie Fähigkeit zu Internet-Recherchen
- Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in die schulbudgetrelevanten Regelungen und Anwendungen sowie Schülerdatenverwaltungsprogramme (z.B. Schild-NRW)
- Ausbildung zur/zum Ersthelfer/in, bzw. Bereitschaft, diese kurzfristig zu absolvieren
- Ausgeprägte Fortbildungsbereitschaft insbes. im Hinblick auf die Anwendung von Spezialsoftware
Das bieten wir:
- ein sehr abwechslungsreiches, eigenverantwortliches und vielfältiges Aufgabengebiet an einem sicheren und standorttreuen, in der Regel wohnortnahen Arbeitsplatz
- Tarifbindung und Chancengleichheit, Arbeit in einem für die Beschäftigten transparenten Rechtsrahmen, Planungssicherheit für Ihre Zukunft
- eine gute Arbeitsatmosphäre, Wertschätzung für geleistete Arbeit, flache Hierarchien und agile Arbeitsformen
- Arbeiten für das Gemeinwesen der Stadt und das Zusammenleben vor Ort
- ein moderner Arbeitsplatz mit einem hohen Digitalisierungsstandard
- Fort- und Weiterbildungsangebote, Möglichkeiten zum Erwerb von weitergehenden Qualifikationen
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes (Jahressonderzahlung, jährliche leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge, Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes)
- Angebote zur Verbesserung der Work-Life-Balance sowie sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie (flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten der Heimarbeit)
- Dienstradleasing für Tarifbeschäftigte
- betriebliche Angebote der Gesundheitsfürsorge (z.B. Gesundheitsangebote, Grippeschutzimpfungen)
Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen unter konkreter Übertragung der Aufgaben nach EG 6 TVöD.
Soweit der in der Stellenausschreibung benannte Stundenumfang im Rahmen der Bewerbung nicht vollständig abgedeckt werden kann, ist der gewünschte und/oder mögliche maximale Umfang in der Bewerbung zu benennen.
Interessenten/-innen werden gebeten, ihre Bewerbung bis spätestens Sonntag, den 11.06.2023 elektronisch über das Bewerberportal der Stadt Xanten https://stellenausschreibungen.xanten.de zu übermitteln. Anderweitige Formen der Übermittlung können leider nicht berücksichtigt werden.
Hinweis: Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich für die KW 24 bzw. 25 2023 terminiert werden
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen von Schwerbehinderten bzw. gleichgestellten behinderten Menschen im Sinne des SGB IX wird mit Interesse entgegengesehen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Bürgermeister